Порядок выдачи аванса на командировку и командировочные расходы в подотчет

Экспертное мнение на тему: "Порядок выдачи аванса на командировку и командировочные расходы в подотчет" от профессионалов своего дела. Здесь собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

Содержание

  • Вопрос: В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Таким образом, законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Означает ли это, что можно выдать работнику суточные и денежный аванс на расходы в день командировки перед его выездом в командировку? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2017 г.)

    В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Таким образом, законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Означает ли это, что можно выдать работнику суточные и денежный аванс на расходы в день командировки перед его выездом в командировку?

    По нашему мнению работодатель вправе выдать работнику денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, а также дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, в день командировки работника непосредственно перед его выездом в командировку.

    Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

    В соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

    — расходы по проезду;

    — расходы по найму жилого помещения;

    — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

    — иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Согласно п. 10 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки») работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

    Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2017 г.

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

    Порядок выдачи аванса на командировку и командировочные расходы в подотчет

    Служебные поездки сотрудников для выполнения трудовых функций вне постоянного места работы влекут за собой денежные затраты.

    Командировки осуществляются по приказу работодателя и должны быть профинансированы за счет предприятия путем выдачи работнику аванса (часть 1 статьи 168 ТК РФ и пункт 10 Постановления Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года).

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Это быстро и бесплатно!

    Как получить деньги подотчет?

    Затраты на проезд к пункту назначения командировки, наем жилья на время пребывания не по месту постоянной работы, а также суточные расходы в соответствии со ст.168 Трудового кодекса покрываются работодателем.

    Помимо этого, если служебная поездка подразумевает расходование дополнительных финансов (например, приобретение командированным механиком запчастей для осуществления ремонта техники), аванс должен включать в себя соответствующие дополнительные денежные суммы.

    Аванс на командировку выдается в бухгалтерии предприятия, которое направляет работника в служебную поездку и может производиться как в наличной, так и в безналичной форме (на банковскую зарплатную карточку сотрудника).

    Для того, чтоб работнику был выдан аванс на расходы, связанные со служебной поездкой, необходимо наличие одного из двух ниже представленных документа:

    • Заполненная надлежащим образом форма Т-9 (или приказ начальника на фирменном бланке предприятия);
    • Заявление на выдачу командировочных денежных средств, составленное работником и завизированное руководителем.

    В случае, когда производится наличный расчёт, необходимо заполнение расчетного кассового ордера, который утвержден постановлением №88 Госкомстата РФ 18 августа 1998 года.

    Читайте так же:  Взыскание алиментов по решению суда

    Аванс выдается на руки самому командированному работнику по удостоверению личности (паспорт) либо его представителю при предъявлении заверенной нотариально доверенности.

    Кассир предприятия (организации) прописывает словами в расчетном кассовом ордере выданную сумму.

    После получения аванса сотрудник должен в присутствии кассира пересчитать всю сумму и поставить подпись в ордере в случае соответствия.

    Безналичный расчет командировочного аванса разрешен в соответствии с письмом Министерства Финансов Российской Федерации №02-03-10/37209, письмом Казначейства №42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 года и регулируется локальным актом предприятия (организации) (коллективным трудовым договором).

    При безналичном расчете приказ начальства на выплату аванса на служебную поездку передается в бухгалтерию предприятия (организации) и является основанием для перевода рассчитанной суммы на зарплатную карту работника.

    В случаях, когда выданных средств не хватило на предусмотренные сметой расходов по командировке растраты, работник использует личные средства, а по возвращению из служебной поездки указывает в отчете дополнительные траты.

    Предприятие обязано возместить сотруднику все подтвержденные расходы, на оплату которых не хватило авансового платежа.

    Если срок командировки был продлен, работодатель должен профинансировать расходы сотрудника за все дни продления путем перевода дополнительных средств на банковскую карту.

    Важно! Выдача аванса на командировку является обязательным условием направления работника в служебную поездку.

    Даже в случае наличия письменного согласия сотрудника о возмещении понесенных в связи с командировкой растрат после возвращения на постоянное место работы, работодатель может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.

    Как оформить заявление?

    Для получения командировочного аванса работником составляется заявление на выдачу средств в связи со служебной поездкой.

    Документ должен соответствовать общим правилам оформления рабочей документации – состоять из шапки, основной части и заключения.

    Заявление на аванс на командировку составляется работником на имя начальника.

    В основной части указываются данные приказа о направлении в командировку (номер, дата), период служебной поездки, сумма авансового платежа с расписанными основными статьями расходов (на проживание, проезд, суточные траты).

    Также сотрудник, от имени которого составляется заявление, должен указать, что ознакомлен с обязанностью отчитаться о растратах аванса в течении трех рабочих дней после возвращения с поездки.

    В конце документа проставляется дата составления, подпись и виза начальства.

    Без последнего пункта заявление считается не действительным для совершения бухгалтерских операций.

    Скачать образец заявления на получение аванса на командировку – word.

    В какие сроки нужно отчитаться о командировочных расходах?

    Отчет о растрате командировочного аванса – это обязательный документ, сдача которого регламентируется ст.ст.313—314 Налогового кодекса РФ.

    Представленный отчет должен быть составлен на специальном бланке №АО-1 и предоставлен работником в течении трех рабочих дней после окончания командировки (абз.2 п. 6.3 указания Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года).

    [3]

    К указанному документу прикладываются документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, проездные билеты и пр.

    Полезное видео

    Чем подтвердить командировочные расходы, рассказано в данном видео:

    Выдача аванса на командировку – это обязательный пункт, без выполнения которого направление работника в служебную поездку является незаконным.

    Платеж может быть произведет путем выдачи наличных средств из кассы или безналичным переводом необходимой суммы на банковскую карту.

    Все произведенные сотрудником растраты должны быть отражены в отчете по авансовому платежу и подтверждены документально.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Командировочные расходы

    Порядок выдачи аванса на командировочные расходы, сроки командировок

    Выдача аванса на командировочные расходы производится в соответствии с заданием руководителя организации. Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признается [7, c. 286].

    Ранее был установлен максимальный срок командировки по территории Российской Федерации, и составлял 40 дней. С 25.10.2008 вступило в силу постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение № 749). Пунктом 4 Положения № 749 установлено, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

    Поскольку теперь организация вправе направлять работника в командировку любой продолжительности, ее максимальный срок как по территории Российской Федерации, так и по территории иностранных государств должен определяться либо приказом руководителя организации, либо таким локальным документом, как Положение о служебных командировках, утвержденное руководителем организации, либо трудовым (коллективным) договором.

    Срок каждой конкретной командировки ранее определялся приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    С 01.01.2013 положения Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете» не содержат прямого указания на обязательное применение типовых форм первичных учетных документов. Согласно п.4 ст.9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При утверждении форм первичной документации могут применяться как типовые, так и самостоятельно разработанные формы с учетом требований законодательства.

    Днем выезда считаются календарные сутки, в течении которых работник отбывает с места постоянной работы, а днем приезда- календарные сутки, в течении которых работник прибывает к месту постоянной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если он находится за чертой населенного пункта. Время болезни в период пребывания в командировки не включается в указанный выше срок. Фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

    Читайте так же:  Накопительная пенсия в частной управляющей компании

    Основанием для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В нем указываются фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него, и возвращении к месту постоянной работы. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. К командировочному удостоверению прилагается отчет о проделанной работе в период нахождения работника в командировке. Если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, командировочное удостоверение не выписывается.

    Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представляемом им авансовом отчете.

    На время командировки работника за ним сохраняются должность и средний заработок. Заработная плата по просьбе работника может быть перечислена на счет организации по адресу местонахождения данного работника в период командировки.

    Направление в командировку женщин, имеющих детей до 14 лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению, без их согласия не допускается.

    Выдача денег на командировку наличными и на карту

    Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

    Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

    Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

    Содержание статьи:

    1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

    2. Заявление на выдачу подотчета от директора

    3. Заявление на выдачу аванса на карту

    4. Выдача командировочных расходов из кассы

    5. Проводки по авансу на командировочные расходы

    6. Командировка без аванса

    Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

    [1]

    (если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

    Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

    1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

    Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

    Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

    Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

    • сумма наличных денег;
    • срок выдачи наличных денег;
    • подпись руководителя;
    • дата.

    Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

    Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

    Директору ООО «Альбатрос»

    от инженера Орлова О.О.

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

    Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

    Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

    Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

    Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

    Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

    В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

    После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

    2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

    В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

    Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

    Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

    В ООО «Альбатрос»

    от директора Ястребова Я.Я.

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    Видео удалено.
    Читайте так же:  Типовой образец договора купли-продажи трактора между физическими лицами
    Видео (кликните для воспроизведения).

    директор Орлов Орлов О.О.

    Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

    Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

    Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

    Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

    Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

    3. Заявление на выдачу аванса на карту

    В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

    Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

    Директору ООО «Альбатрос»

    от инженера Чайкина А.А.

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    Реквизиты банковской карты:

    Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

    Номер лицевого счета: 40817840500409007051

    27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

    Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

    Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

    Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

    Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

    К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

    Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

    Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

    Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

    Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

    4. Выдача командировочных расходов из кассы

    Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

    В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

    Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

    Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

    Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

    После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

    1. Кассир готовит нужную сумму денег.
    2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
    3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
    4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
    5. Кассир подписывает РКО.

    Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

    Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

    • полученных с расчетного счета организации
    • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

    Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

    Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

    5. Проводки по авансу на командировочные расходы

    Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

    1. Деньги выдаются из кассы:

    Дебет 71 – Кредит 50

    1. Деньги перечисляются на карту:

    Дебет 71 – Кредит 51

    Пример

    Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

    27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

    Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

    Дебет 55 – Кредит 51

    В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

    Дебет 71 – Кредит 55

    Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

    Пример

    Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

    Читайте так же:  Что такое инвентаризационная стоимость квартиры — где ее узнать

    Сделаны бухгалтерские проводки:

    28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

    29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

    6. Командировка без аванса

    Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

    1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
    • временных финансовых трудностей
    • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
    1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

    При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

    Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

    — административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

    — административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

    Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

    А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

    Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

    Расчеты с подотчетниками

    К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

    Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019 года.

    В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

    Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

    Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

    Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

    На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

    Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

    Правила составления документа

    Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

    1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
    2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
    3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
    4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
    5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
      1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
      2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
      3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
      4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

    Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

    Выдача аванса на командировку

    Название документа: Выдача аванса на командировку
    Вид документа: Комментарий, разъяснение, статья Опубликован: Материал подготовлен специально для систем Кодекс/Техэксперт Дата принятия: 25 августа 2017

    Настоящий комментарий не носит официального характера и может утратить актуальность в связи с изменением законодательства.

    Права на использование данного авторского материала принадлежат АО «Информационная компания «Кодекс». Без согласия автора или АО «Информационная компания «Кодекс» допускаются установленные частью IV Гражданского кодекса Российской Федерации правомерные способы использования данного материала.

    Опубликование данного материала, а также изменение и (или) иная переработка его с целью опубликования осуществляется только с разрешения автора или обладателя права на использование данного материала — АО «Информационная компания «Кодекс».

    Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

    Для чего нужен авансовый отчет за командировку

    Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

    Читайте так же:  Образец договора аренды с последующим выкупом

    Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

    1. Расходы на проезд.
    2. Затраты на аренду жилья.
    3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
    4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

    [2]

    Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

    Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

    Форма документа

    Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

    Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

    Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

    Актуальный бланк

    Заполняем лицевую часть

    Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

    1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
    2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
    3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
    4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

    Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

    Заполняем оборотную часть

    Переходим к заполнению оборотной части документа:

    1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.
    1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
    2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
    3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
    4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

    После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

    Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

    Скачать заполненный образец

    Важное о сроках

    Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

    В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

    Ответственность

    Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

    Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

    Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

    Аванс при продлении командировки

    Материал для подписчиков издания «ЭЖ-Бухгалтер (Бухгалтерское приложение)». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

    ЭЖ-Бухгалтер

    Бухгалтерское приложение газеты «Экономика и Жизнь» — рассчитано на практикующих бухгалтеров, аудиторов, работников налоговых органов. Представляет актуальные комментарии специалистов, оперативные ответы на вопросы читателей, а также законы, постановления, инструкции, письма и разъяснения министерств и ведомств.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Периодичность выхода: еженедельно, 50 номеров в год. Объем:12 полос.

    Источники


    1. Энциклопедия будущего адвоката: моногр. ; КноРус — М., 2012. — 1000 c.

    2. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах / М.Н. Марченко. — М.: ТК Велби, Проспект, 2007. — 240 c.

    3. ред. Качанов, А.Я.; Забарин, С.Н. Сборник постановлений Пленумов Верховных Судов СССР и РСФСР (Российской Федерации) по гражданским делам; М.: СПАРК; Издание 2-е, перераб. и доп., 2011. — 389 c.
    4. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.
    5. Прокопович, С.С. Итальянско-русский юридический словарь / С.С. Прокопович. — М.: РУССО, 2017. — 392 c.
    Порядок выдачи аванса на командировку и командировочные расходы в подотчет
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here